9:13 am
22 Май 2024
Микрофинанс ООД Пловдив
Счетоводни новини

Новини


Счетоводена програма

Счетоводство на IT компании – особености

 

В последните няколко години в България се запазва тенденцията на двуцифрен ръст на бизнеса в областта на информационните технологии (ИТ), като прогнозите са този бранш да продължи да се развива и в следващите години. България се нарежда сред водещите държави по ръст на приходи от разработване на софтуер, увеличаващ се брой на IT компаниите и увеличаване на заетост от IT специалисти. И съответно на тях се дължи значителен дял от БВП на страната. За 2021 г. приходите на софтуерните компании достигат 5.475 млрд. лева, което е 4.3% от БВП. Броят на IT специалистите в бранша за 2021 г. е над 46200, или 1.5% от всички заети в страната, като се очаква над 32 хиляди нови работни места да бъдат открити до 2025 г.

 

Професията „програмист“ вече е една от най-желаните и високоплатени, със средно възнаграждение от 4857 лв., което е 3 пъти по високо от средното в страната. Освен това се наблюдава тенденция все повече българи да се завръщат от чужбина за да работят тук във водещи софтуерни компании. В бранша има място не само за програмисти, но за всякакъв тип креативни професии, като уеб дизайнери, уеб разработчици, Ux дизайнери, интегратори на облачни услуги, специалисти по киберсигурност, ERP мениджъри, QA инженери, мрежови инженери и др.

 

В следващите няколко години се очаква изкуствения интелект (AI) да навлезе във всички области на живота. За разработването и поддържането му ще са нужни специалисти от различни области, повечето свързани с ИТ сферата – софтуерни инженери специализирани в развитие, тестване и поддръжка на AI системи, инженери по машинно обучение, инженери по роботика, AI архитекти, специалисти по AI операции (AIOps), експерти по сигурността на AI, специалисти по обработка на естествен език (NLP специалисти) и т.н. Това допълнително открива нови възможности и засилва потенциала на сектора.

 

Наред с навлизането на големи IT компании, много софтуерни специалисти решават да работят самостоятелно, като регистрират свои фирми (ЕООД или ООД) и сключват договори като подизпълнители към големи български или чуждестранни компании, вместо да работят на трудов договор. Освен това, заради по-ниските данъци и разходи, много IT специалисти от чужбина (българи и чужденци), решават да основат собствена фирма в България и да продължат работа със своите чуждестранни клиенти. Всичко това води до ръст и на софтуерните микро-компании, в които работят единствено собствениците или малко на брой служители.

 

Сферата е много динамична, с бързи темпове на растеж, предполага чести сливания и придобивания, участие в европейски проекти, привличане на инвеститори, кандидатстване за кредити. Това предполага организацията на счетоводна отчетност да позволява бърза и точна обработка на счетоводната документация, текуща оценка на имущественото и финансово състояние и своевременни справки към ръководството. Затова избора на качествен счетоводен специалист, с опит в решаване на специфични за IT сферата казуси, е от изключителна важност.

 

Ще ви запознаем с някои особенности на счетоводната и данъчна отчетност на една такава типична софтуерна компания, с които всеки IT предприемач трябва да се съобрази.

 

1. Особености в администрирането на персонала.

Заради COVID пандемията, все повече компании започнаха да дават възможност на персонала да работи дистанционно. Това важи в пълна сила за софтуерните фирми, тъй като естеството на работата позволяват да се работи навсякъде, стига да има интернет.

Но това предполага по-специфична организация на трудовото досие на служителите, вкл. подписване и съхранение на трудовите договори, допълнителни споразумения, молби, заявления за отпуск, заповеди за напускане и т.н.

Порочна практика е тези документи да се подписват и сканират от служителите, да се подписват с „мишката“ във файл, да се ползва обикновен или усъвършенстван ел. подпис (който не е КЕП), без да има изрично съгласие между страните за това и т.н.

И тук се получават много пропуски, които могат да доведат до различни проблеми. За да могат да се подписват, изпращат и съхраняват документи от трудовото досие по електронен път, трябва да бъдат спазени изискванията на „Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя“.

За работодателя е задължително използването на квалифициран електронен подпис (КЕП) в този случай, за служителя – може и с обикновен или усъвършенстван ЕП, но това трябва да е изрично упоменато в някакъв предварителен документ (в ТД, анекс или друг). От там има редица технически изисквания за обмяната и съхранението на документите, вкл. използване на системата за електронно връчване и т.н.

С други думи – всички договори, анекси, допълнителни споразумения, заявления за отпуск и т.н., които не са подписани, изпратени и съхранявани по горния начин – все едно са нелегитимни и всеки може да ги оспори без проблем. Освен това фирмата подлежи на санкции от Инспекция по труда.

 

2. Регистрация по ЗДДС.

Тъй като голяма част от дейността на софтуерните компании е насочена извън територията на страната, обикновено още от самото начало е нужна регистрация по ЗДДС, като например:

- Ако се предоставят услуги на клиенти, с ДДС регистрация в друга държава членка на ЕС.

- Получавате суми от реклами върху собствен уеб сайт, плащани от Google Ireland – Google AdSense;

- Получаването на услуги от чуждестранни лица (независимо от коя част на света) също е основание за ДДС регистрация - рекламни услуги от Google, Facebook, ползване на облачни услуги, домейн и хостинг, VPS, лицензи за софтуер и т.н.

- Ако се работи с платформи като UpWork, Freelancer.com, Fiverr, Outsource, iStock, PeoplePerHour и други подобни за IT услуги, дизайн, хостинг, интернет реклами и т.н.;

Вариантите за регистрация по ЗДДС в тези случаи са или по чл. 97а от ЗДДС, или по общия ред (чл. 100, ал.1 от ЗДДС), като при двата режима има различни особености по отношение на начисляване или не на ДДС за сделки в и извън границите на ЕС.

Регистрация по ЗДДС се прави преди да се получат или предоставят гореописаните услуги.

 

3. Възстановяване на ДДС.

Както често се случва със софтуерните компании, част или всичките им клиенти са чуждестранни фирми. Съответно повечето компании избират стандартна ДДС регистрация (по чл. 100, ал.1 от ЗДДС). За продажбите на услуги към такива клиенти не се начислява ДДС. А начисленото ДДС по всички покупни фактури от България, след като няма от къде да се приспадне (няма продажби с ДДС), се възстановява от Държавата. Възстановяването става с проверка от НАП стандартно на тримесечен период, освен ако дружеството не отговаря на условията за ежемесечно ускорено възстановяване на ДДС.

 

4. Специфични моменти, като определяне на данъчно събитие.

В зависимо от естеството на услугите, които се предоставят, от договорения период на плащане и т.н., зависи кога точно да се определи данъчното събитие при извършване на услуги към клиент.

Момента е важен, защото от това зависи кога ще се издаде фактурата – дали в месеца на извършване на услугата, или в следващ месец (когато например е завършен етап от работата или плащането е станало дължимо). И съответно кога ще се включи в дневниците по ЗДДС и ще се начисли ДДС.

Датата на данъчно събитие при услуги, зависи от това, какъв е типът на услугите:

4.1. Стандартния вариант: ЗДДС, Чл. 25. (2) Данъчното събитие възниква на датата, на която е прехвърлено правото на собственост върху стоката или друго вещно право, както и всяко друго право на разпореждане със стоката като собственик, или на датата, на която услугата е извършена.

4.2. При услуги с периодично или непрекъснато изпълнение: данъчно събитие възниква за всеки уговорен период на плащане, на датата на което плащането е станало дължимо.

4.3. При услуги с поетапно изпълнение: завършването на етапа се смята за отделна доставка и данъчно събитие имаме на датата на изпълнението му. Тази дата се удостоверява с приемно-предавателен протокол, подписан от доставчика и получателя.

С други думи, за да се определи правилната дата на данъчно събитие, за всеки конкретен случай, трябва да се вземат предвид редица фактори, обуславящи се от това какво е договорено, какъв тип са услугите и как точно са извършени, приети и платени.

 

5. Специфика при командироване в ЕС.

По-голямата част от софтуерните компании работят по проекти с чуждестранни клиенти. В процеса на работа се налага командироване на служители или управители в чужбина. Когато те се командироват Европейския съюз (ЕС), възникват някои задължения, които често се пропускат. Ето някои специфични моменти:

 

5.1. Особености при определяне на приложимо законодателство.

Ще разгледаме 2 случая:

5.1.1. Командироване на служители в ЕС, които са в трудово правоотношение с дружеството.

При командироване в други страни-членки на ЕС, то в тези страни може да е предвидено, че следва да се осигурявате на мястото на полагане на труда или на мястото на временно пребиваване. Това би означавало, че дори да сте изпратени в Германия само за 3 дни, то за този период трябва да се осигурявате там, а през останалите дни от съответния месец - на мястото на постоянната Ви месторабота (България). За да се улесни процеса и да не се пречи на свободното движение на хора, Регламент (ЕО) № 987/2009 на ЕП се предвиждат правила за определяне на приложимото социалноосигурително законодателство при трансгранично упражняване на трудова дейност.

Затова е важно да се определи приложимото законодателство, за да се определи къде лицето дължи осигуровки по време на трудовата му дейност и коя държава ще му изплаща обезщетения.

Основното правило е че лицата са подчинени на законодателството на държавата–членка, на чиято територия полагат труда си (“lex loci laboris”). Т.е. ако IT специалист временно работи в Германия, във връзка с командироване, по силата на това правило трябва да дължи осигуровки в Германия.

Но има изключение от това правило, като лицето може да продължи да дължи осигуровки в България, ако са налице следните условия:

- командироващият работодател обичайно да осъществява дейността си в изпращащата държава (България) – анализират се много критерии, като например къде е седалището, брой заети лица в България, реализирания оборот в България през последните 12 месеца да е в размер на 25% от общия оборот и т.н.

- поддържането на пряка връзка между командированото лице и неговия работодател за периода на работа в ЕС – да се запази трудовото правоотношение, да се изплаща редовно заплатата, да се разрешават отпуски и т.н.

- срокът на командироване да не надвишава 24 месеца.

5.1.2. Командироване на самостоятелно заети лица – например управител или работещ съдружник на софтуерната компания, които са самоосигуряващи се лица.

В Регламент 883/04 на ЕС изискването е: „Лице, което обичайно осъществява дейност като самостоятелно заето лице в държава-членка и което отива да осъществява подобна дейност в друга държава-членка, продължава да бъде подчинено на законодателството на първата държава-членка, при условие, че предвиденото времетраене на тази дейност не превишава двадесет и четири месеца.”

От тук следва, че за да се прилага БГ законодателството и да се плащат осигуровки в БГ (съответно да се издаде А1), трябва да са налице 3 условия:

- Обичайно осъществява дейност . Това включва да упражнява дейност като самостоятелно заето лице поне 2 месеца , поддържане на инфраструктура в БГ (офис, лиценз, служители на ТД ) и т.н.

- Да извършва подобна дейност в друга държава-членка.

- Времетраенето на работа в другата държава да не превишава 24 м.

И при двата случая, преди да се изпрати лице на работа в ЕС, трябва да се поиска от компетентната институция (НАП) удостоверение А1, в което да се установи приложимото законодателство. Срокът за издаването му е 30-дневен, затова е препоръчително то да се заяви предварително. Добре е всяка софтуерна компания предварително да си заяви такива удостоверения, за служителите, които смята да командирова – валидността им е 2 години.

Горното важи само за командироване, при които се извършва трудова дейност. Ако се пътува с цел обучение, участие в семинари, договаряне с клиенти и т.н. – няма нужда от А1.

 

5.2. Командироване на служители в рамките на предоставянето на услуги.

Стандартно при командироване на служители или управители в чужбина, това става според изискванията на Наредба за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ).

Когато обаче се командирова служител в ЕС (вкл. Швейцария, Исландия, Норвегия и Лихтенщайн) за предоставяне на услуги – командировката се регламентира от чл. 121а от КТ и по „Наредба за условията и реда за командироване и изпращане на работници и служители в рамките на предоставяне на услуги“.

Най-важното, което трябва да знаете, ако командировате служител по чл. 121а от КТ:

- за всяка командировка се подписва Допълнително споразумение, в което се уговарят условия на труд, които покриват минималните изисквания за съответната държава. Цитат от наредбата:

Чл.2, ал.2: Споразумението по ал. 1 съдържа данни за страните и основанието за сключването му и определя:

1. характера и мястото на работа;

2. времетраенето на изменението на трудовото правоотношение чрез посочване на начална и крайна дата на командироването;

3. размера на основното и на допълнителните трудови възнаграждения с постоянен характер;

4. условията за полагане на извънреден и на нощен труд и размера на заплащането им;

5. продължителността на работния ден и работната седмица, на дневната, междудневната и седмичната почивка, както и дните на официалните празници в приемащата държава;

6. размера на платения годишен отпуск;

7. финансови условия на командировката извън посочените в т. 3 и 4;

8. вида на транспортните средства и маршрута.

- За командированите няма да има дневни и квартирни – нощувките се поемат от фирмата, а се предполага, че възнаграждението ще е достатъчно, да си покриват дневните разходи.

- Трябва да имате някакъв договор с партньорите (ползвателя на услугите).

Командироването в рамките на предоставянето на услуги предполага работодателят да командирова работник или служител в изпълнение на договор за услуга, сключен между работодателя и ползвател на услугите или работникът или служителят да е командирован в предприятие от същата група предприятия.

Ако тези условия не са изпълнени – командировката се извършва по разпоредбите на НСКСЧ, без да е нужно да се спазват изискванията на чл. 121а от КТ. Такъв например ще бъде случаят, когато работникът или служителят е командирован за участие в обучение, договаряне, семинар и други.

 

6. Услуги предоставяни по електронен път на физически лица от ЕС.

Пазара на софтуерни услуги е неограничен и интернационален. Обичайно е софтуерните компании да предоставят услуги за чуждестранни клиенти. Ако клиентите са физически лица от ЕС и се касае за „услуги, предоставяни по електронен път“, тогава имаме няколко особености, пренебрегването на които може да доведе до големи негативни последици.

Например, IT компанията е разработила свой софтуер, който клиенти могат да закупят – чрез заплащане и сваляне на инсталацията от фирмения сайт. Това безспорно е „услуга, предоставяна по електронен път“. И ако например се появи клиент от Германия, който е физическо лице, то тогава дружеството или трябва да се регистрира по ДДС в Германия, или да се регистрира в системата OSS, където периодично на тримесечие да администрира и внася ДДС според ставките на съответните държави.

Първо трябва да се види, дали става въпрос за „услуги, предоставяни по електронен път“. Дефиницията е следната:

услуги, които се предоставят чрез интернет или електронна мрежа, както и които се предоставят по принцип автоматизирано, при минимална намеса на човешкия фактор, и които е невъзможно да бъдат предоставени при отсъствието на информационни технологии.

Ако услугите са такива (това се отнася за телекомуникационните, услугите за радио- и телевизионно излъчване или услугите, извършвани по електронен път) и се предоставят на данъчно незадължени лица (физическите лица са такива), установени в друга държава членка на ЕС, по принцип мястото на изпълнение е на територията на държавата на получателя –данъчно незадължено лице. Общия ред е продавача да се отчита и плаща ДДС в държавата на получателя, като се регистрира по ДДС там. За облекчение през 2015 г. е въведена европейската система MOSS – тя позволява ДДС да се отчита и плаща в една обща система, с цел да не се регистрира във всяка държава, в която има такъв клиент. В тази система се начислява ДДС за съответната държава и се превежда по специална сметка. Съответно се водят различни регистри. Беше въведен праг – до 10000 евро, до който може да си отчита ДДС по стандартния ред в България – с 20%. След този праг – или се използва МОSS, или се трябва регистрация във всяка държава с клиент физическо лице.

Но от 01.07.2021 г. тази система беше надградена на OSS, в която се включиха и продажбите на стоки за данъчно незадължени лица в ЕС (дистанционни продажби), при които остава същия праг от 10 хил. Но направиха промяна – за гореизброените услуги премахнаха прага, т.е. още от първата такава услуга трябва или да се регистрираме по OSS или да се регистрираме по ДДС във всяка държава от ЕС, от която имаме клиент данъчно незадължено лице.

 

7. Деликатен е и момента с подбора и задържането на софтуерни специалисти, тъй като конкуренцията в бранша за привличане на служители е жестока. Тъй като работната сила е основния инструмент за растеж на всяка IT компания, трябва да се подходи много сериозно. Важно е да се направи ефективна стратегия, на база на реален анализ на трудовия пазар в сектора, както и адекватна оценка на разходите за персонал и начините за мотивацията му за дългосрочно развитие в компанията.

 

Екипа на Счетоводна къща Микрофинанс има дългогодишен опит в бранша и е запознат в дълбочина със спецификите на счетоводната, данъчна и ТРЗ отчетност. За допълнителни въпроси и консултации по темата, може да се свържете с нас.

 

Автор: Счетоводна къща Микрофинанс Пловдив