Новини

Един от най-деликатните моменти във всеки бизнес е подбор на правилния счетоводител. Предвид сложността на счетоводната материя, това може да се окаже доста трудно. В повечето случаи правилността на избора се доказва в по-късен етап. Добрият счетоводител би Ви спестил средства и време, би Ви консултирал във всеки един момент за най-изгодният за Вас вариант за оптимизация на данъци и осигуровки, би Ви дал адекватна финансово-счетоводна информация за взимане на правилни управленски решения и т.н. А ревизиите и проверките ще минават гладко и безпроблемно. Често обаче некомпетентността и безотговорността на счетоводителя се появява в късен етап, след като вече е нанесъл вреди на дружеството. Най-често собственика разбира за това след ревизии от институциите или проблеми с изрядността на документацията при кандидатстване за кредити, участие в обществени поръчки и т.н.

Ето и няколко признака, които ще Ви подскажат, че е време да уволните счетоводителя си, респ. да смените счетоводната кантора:

1. Лоша организация на работа

Лошата организация на счетоводната отчетност би повишила риска от грешки, загуба на документи, неспазване на срокове и прахосване на времето както на счетоводителя, така и на останалия персонал във фирмата. Хаотичността и дезорганизираността в работата на счетоводителя би си проличала във всяко едно негово действие – от начина, по който подрежда документацията Ви, до времето, което му е необходимо да Ви даде някоя справка.

2. Трудна комуникация

Една от функциите на счетоводството е да даде на клиента своевременна и точна информация за различни аспекти от финансовото и имуществено състояние на фирмата. Когато тази информация закъснява, това може да нанесе вреди на предприятието или да се изпуснат благоприятни възможности за действие. Затова ясната и точна комуникация е от изключителна важност. Ако счетоводителя не отговаря на телефонни обаждания или на съобщения на електронната поща, често не е в офиса, трудно може да се организира за среща, това са признаци, че комуникацията не е на нужното ниво. Освен това счетоводният специалист трябва да може на разбираем език да обясни всеки счетоводен, данъчен или правен казус, а не да се опитва да се измъква от ситуацията, използвайки сложни терминологии и заучени фрази.

3. Необосновано повишаване на цените за счетоводно обслужване

Много счетоводни къщи предлагат нереално ниски първоначални цени за счетоводно обслужване, с цел на по-късен етап постепенно да ги вдигнат. Разчита се, че клиента трудно ще се реши да се впусне в тромавата процедура по смяна на счетоводител. Ако цената за счетоводство се вдига, клиента трябва да иска обективна обосновка за това – дали е в резултат на повишен документооборот, увеличаване на персонала, регистрация по ЗДДС и т.н. Всяко увеличение би било логично, ако са се увеличили човекочасовете труд на счетоводителите или се е повишила отговорността, която поемат по повод счетоводното обслужване на фирмата.

4. Неспазване на сроковете

Счетоводната отчетност е обвързана със срокове, неспазването на които могат да доведат до солидни глоби или пропуснати ползи и възможности (възстановяване на ДДС, ползване на данъчни облекчения, връщане на надвнесени осигуровки и т.н.). Всеки счетоводител или счетоводна къща трябва да изгради такава организация на работа, която да сведе до минимум риска от пропускане на срокове или забавяне на различни счетоводни или данъчни процедури. Ако това се случва често, въпреки че клиента предава навреме документите на счетоводителите, това е основание да се смята, че той не работи отговорно и ефективно.

5. Пренебрежително отношение

Когато счетоводителят Ви показва незаинтересованост и не отделя време да обсъди с Вас финансовото състояние на фирмата, счетоводен казус, който Ви вълнува или просто да Ви посъветва от позицията на опита, който има, може би е време да се замислите за неговата смяна.

6. Прави твърде много грешки

Счетоводството е професия, в която човешкият фактор е от ключово значение. Това прави риска от субективни грешки доста голям. Дори и най-утвърденият счетоводен специалист може да сгреши, в резултат на умора, несъсредоточеност или прибързаност. Колкото и съвършен счетоводен софтуер да се използва, грешки се допускат и това не е нещо необичайно. Но когато започне да се греши системно и счетоводителя не полага усилия да промени начина си на работа за да спре тази тенденция, това е вече повод за притеснение.

7. Съмнения относно неговата компетентност

Счетоводството е сложна материя. Поради това дори човек с добри икономически познания не може лесно да разбере, дали компетентността и професионализма на счетоводителя му са на желаното ниво. Негативни признаци в тази посока могат да бъдат сигнали и съобщения от данъчната администрация за нередности, налагане на глоби, отказване на кредити поради непълна или неуместна счетоводна документация, уклончиви и неясни отговори на въпроси по счетоводни казуси и т.н.

8. Извършва действия, без изрично да е упълномощен за това

Съвременната счетоводна отчетност предполага счетоводителя да е упълномощен да представлява дружеството пред много държавни институции (НАП, НОИ, НСИ, ИТ, Агенция по вписванията), пред банки, клиенти и т.н. Понякога обаче счетоводителите злоупотребяват и извършват действия, за които не са оторизирани. Например с цел да направят услуга на трети лица или фирми, издават фактура от името на клиента. Или извършват плащания към доставчик, без собственика да е дал изричното позволение за това. В голяма част от случаите освен повод за уволнение на счетоводителя, респ. прекратяване на договор със счетоводната къща, може да се стигне и до търсене на юридическа отговорност за длъжностно престъпление.

9. Не оптимизира данъците Ви

Не прави всичко възможно за намаляване на данъчната тежест. Счетоводителя може умишлено да не Ви информира за възможностите за оптимизиране на данъците и ползване на различни данъчни преференции, за да не се нагърби с допълнителен счетоводен труд и с допълнителен риск при данъчни проверки.

Пример: признаване на разходите за пътуване и престой. Това води след себе си допълнителна работа по осчетоводяване на фактури за гориво и нощувки, билети за транспорт, заповеди за командироване и т.н. Счетоводителя умишлено може да Ви спести тази възможност за намаляване да корпоративния данък, за да не се натовари допълнително със счетоводна работа и да намали риска за себе си от спорни моменти в признаването на тези разходи (те доказано трябва да са свързани с дейността и лицето да е в трудови или извънтрудови правоотношения с дружеството).

10. Не спазва конфиденциалност

Счетоводителя неминуемо знае почти всички тайни на дружеството, вкл. финансово му и имуществено състояние, всичките му клиенти и доставчици, източниците на финансиране, технологията на производство и организацията на работа, кадрите, с които разполага, запознат е с повечето договори, лицензи и т.н. Това предполага голямото доверие, което клиента му предоставя (в повечето случаи подплатено с подписан договор за конфиденциалност). Затова ако той съзнателно или не предоставя конфиденциална информация на външни лица, това е сериозен повод не само да бъде сменен, но и от него да бъде търсена както морална, така и правна отговорност.

Автор: Счетоводна къща Микрофинанс.