Новини

В предишната статия ви описахме първия етап при избора на подходяща счетоводна програма, а именно избор на софтуерна компания.

Не по-малко важен е и етапа на техническия избор на счетоводен софтуер, като функционалност, гъвкавост и принципи на работа. Предвид големият брой счетоводни програми на пазара, този избор никак не е лесен. Управителите и счетоводните специалисти трябва да подходят много сериозно и да анализират нуждата на конкретното предприятие от различни модули и функционалности, с които огромното количество икономически данни лесно и бързо да се превърнат в нужната за управлението на компанията, за институциите и за потребителите информация. От друга страна трябва да се проучи, дали принципите и нормите на работа на счетоводната програма отговарят на счетоводните стандарти, закона за счетоводството, данъчното, осигурителното и трудовото законодателство.

За да се направи оптимален избор, трябва предварително да се тестват възможностите на счетоводния софтуер. Това може да стане по различни начини:

- Чрез тестване на т. нар. демо версии.

Повечето компании, предлагащи счетоводен софтуер, предлагат тестов вариант на програмата, която може да се използва определен период от време или за определен брой счетоводни операции. Не винаги обаче демо версиите могат да покажат пълните възможности на програмата, тъй като много често са с ограничена функционалност.

- Чрез демонстрации.

Софтуерните компании често правят демонстрации на своите счетоводни програми, което става на специално организирани промоции или по време на панаири и изложения. Някои компании с по-агресивен маркетинг правят и демонстрации при посещение на място при потенциални клиенти.

- Чрез наблюдение на работещи счетоводни програми в практиката.

Това е добър начин за тестване, но трябва да стане на добра воля от предприятията закупили и внедрили даден счетоводен софтуер.

Избор на счетоводен софтуер

Накратко ще ви представим факторите, които трябва да се вземат под внимание от всеки, отговорен за избора на счетоводна програма:

1. Стандартен или уеб базиран счетоводен софтуер;

И двата типа софтуер си имат предимства и недостатъци. Основното предимство на уеб базирания вариант е, че може да се ползва от всеки компютър, свързан с интернет, без да е нужно да се инсталира определен софтуер. Освен това информацията се записва на сървър, който има сериозна защита, което дава много по-голяма сигурност от погиване на информация в следствие на аварии. Уеб базираният счетоводен софтуер е много подходящ при фирми, които възлагат част или цялата счетоводна работа на външни счетоводни специалисти или счетоводни къщи.

Стандартния софтуер с настолна инсталация се предпочита от компании, които искат цялата информация да е под техен контрол. Освен това дава независимост по отношение на достъпа до интернет.

Поради тенденциите в развитието на счетоводния софтуер, както и софтуера въобще, ще ви представим в отделна статия предимствата на уеб базирания счетоводен софтуер.

2. Гъвкавост;

В условията на динамика на законодателството, важен фактор, който трябва задължително да се вземе под внимание при избора на счетоводна програма, е нейната гъвкавост и адаптивност към новите условия на средата. Това значи, че при промяна в правните норми, счетоводителите лесно да могат да променят логиката на отчитане на различни процеси в предприятието, да актуализират сметкоплана, да създадат нови функционалности и т.н. Освен това софтуера трябва да може да отразява промените и за минал период, като променя осчетоводените операции назад във времето.

3. Интерфейс;

Добре е счетоводната програма да има удобен интерфейс, с лесна и опростена навигация, без излишно усложнени структури и ненужни модули, което би спестило ценно време на счетоводителя при работа. Наред с това трябва да има и подробно и ясно упътване за употреба. Всичко това би спестило средства и време при обучението на счетоводните специалисти – така всеки новоназначен счетоводител лесно би придобил умения за работа със счетоводния софтуер.

4. Внедряване и настройване;

Важно предимство е софтуера да е лесен за внедряване. Освен това първоначалните настройки и персонализация трябва да позволят счетоводителя лесно и бързо да избере единствено функциите, от които се нуждае.

Важно и да се обърне внимание на техническите изисквания на производителя към операционната система и компютърната конфигурация.

5. Модулност и възможност за интеграция;

Счетоводния софтуер трябва да притежава напълно интегрирани модули, които да отразяват максимално нужните за конкретния бизнес стопански операции и документооборот (например модул склад, дълготрайни активи, ТРЗ, фактуриране и т.н.). Така всяко предприятие може да закупи само тези модули, които му са нужни, а в по-късен етап при необходимост безпроблемно да интегрира и други модули. Така продукта става по евтин, тъй като не се плаща за нещо, което не се ползва. При добра интеграция на модулите компанията ще може да следи всички процеси и операции на едно място, което би спестило време и средства.

6. Възможност за връзка с други програмни продукти;

За да се спести време и да не се налага въвеждане на едни и същи данни по няколко пъти, счетоводния софтуер задължително трябва да може безпроблемно да импортира и експортира данни от други програми и в многобройни формати, като например Excel, Word, PDF, JPEG и т.н.

7. Специални решения за счетоводни къщи;

Ако счетоводния софтуер ще се използва от счетоводна къща, трябва да се обърне внимание дали могат да се обработват неограничен брой фирми, както и каква е цената за всеки следващ пакет от свободни бази данни. В този случай счетоводния софтуер трябва да отчита специфичните потребности и изисквания към него, които имат счетоводните къщи. Като пример - безпроблемно започване на обработка на нова фирма през всеки един момент от отчетният период, възможност за ползване на празна база данни за еднократни клиенти на счетоводната къща без абонамент и т.н.

8. Възможност за задаване на различни права на достъп в системата;

9. Възможности за възстановяване на системата при аварии и предпазване на базата данни;

10. Важни параметри и функционалности:

- Неограничени възможности за редакция на счетоводните операции, сметкоплан, аналитичности и т.н.;

- Възможност за създаване на шаблони за често използвани счетоводни операции. Това би повишило производителността на счетоводния специалист;

- Гъвкави счетоводни справки с възможност за филтриране и допълнителни корекции и преработки на резултата;

- Възможност за мониторинг на финансовия резултат още по време на съставянето на счетоводните операции;

- Възможност за създаване на индивидуален сметкоплан, който да отразява спецификата на дейността;

- Много нива на аналитичност;

- Възможност за прехвърляне на вече създадени номенклатури при създаване на нова фирма;

- Възможност за автоматизирано създаване и тестване на Дневници и Декларации по ДДС и VIES-декларация, както и експорт на необходимите файлове към електронната система на НАП;

- Автоматизирана преоценка на валутни и количествени сметки, автоматично приключване на ДДС-сметките и други сметки в края на отчетния период;

- Възможност за достъп и корекция на информация от минали периоди;

- Автоматично годишно приключване и прехвърляне на счетоводната информация в следващ отчетен период;

- Автоматично архивиране на базата данни при зададени критерии или период – например при всяко излизане от програмата;

- Възможност за изготвяне на най-разнообразни справки и отчети по индивидуални изисквания на потребителя, както и законоустановените форми на годишен отчет и справки за различните институции;

- Различни варианти за извеждане на изходната информация – на екран, на файлове в различни формати, печат с възможност за редакция и т.н.;

- Възможност за работа в локална мрежа (ако продукта не е уеб базиран).

Автор: Счетоводна кантора МИКРОФИНАНС