11:53 am
27 Юни 2019
Микрофинанс ООД Пловдив
Счетоводни новини

Новини


съхранение на счетоводна информация

Ред за съхранение на счетоводна информация

 

Данните от първичните счетоводни документи се записват в регистъра за хронологично счетоводно отчитане по дати, като всяка операция се отразява стойностно, а при необходимост и в натурални измерители. След отразяване на стопанските операции счетоводните документи се класират в съответните папки-регистри. След изтичане на отчетния период папките се предават в счетоводния архив.

 

Според чл. 78, ал. 7 от ППЗДДС, ДЗЛ са длъжни да съхраняват първичните счетоводни документи по ред, предвиден в Закона за счетоводството (ЗСч). Съгласно чл. 42-44 от ЗСч:

- Съхранението на счетоводната информация може да става на хартиен или на технически носител и в архиви, организирани от предприятието с такъв предмет на дейност;

- Пренесената на технически носител счетоводна информация трябва да може да бъде възпроизвеждана в обем и съдържание, идентични със счетоводната информацията, съдържаща се на хартиен носител;

- В случай, че предприятието се прекратява чрез преобразуване, носителите на счетоводна информация се предават на приемащото или новоучреденото предприятие;

- Когато срока на съхранение на счетоводната информация изтече, носителите и (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, може да се унищожат;

 

Срокове на съхранение на счетоводната информация

 

Счетоводната информация в дружеството на основание чл. 42, ал. 1 от Закона за счетоводството, се съхранява по реда, предвиден в Закона за държавния архивен фонд, в следните срокове:

- ведомости за заплати - 50 г.;

- счетоводни регистри и финансови отчети – 10 г.;

- документи за данъчен контрол - до 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи;

- документи за финансов одит - до извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата;

- всички останали носители - 3 г.

 

В горепосочените срокове се съхранява и счетоводната информация на технически носител. Сроковете започват да текат от 1 януари на годината, следваща тази, за която се отнасят счетоводните документи.

 

След изтичане на срока за съхранение носителите (хартиени или технически) на счетоводна информация, които не подлежат на предаване в Държавния архивен фонд, се унищожават.

 

Ред за предаване и съхранение на счетоводната документация

 

Когато дружеството прекрати трудовото правоотношение със счетоводителя - съставител на годишните финансови отчети /съответно облигационните отношения със счетоводната кантора/, счетоводната информация се предава на неговия приемник. Това става с приемо-предавателен протокол в присъствието на комисия, въз основа на оборотна ведомост, съставена към датата на прекратяване на правоотношението и опис на неосчетоводените счетоводни документи, ако има такива.

 

В случай на прекратяване на правните отношения с ръководителя на дружеството той предава на своя приемник цялата намираща се при него счетоводна и друга служебна документация на дружеството.

 

Ръководителя на дружеството има правомощия да определи длъжностното лице, отговарящо за съхранението на счетоводната информация и за поддържането на архива.

 

1. Ред за предоставяне на архивирани счетоводни документи на длъжностни лица служители.

 

Използването на счетоводните документи от счетоводния архив става само с изрично писмено разрешение на лицето, определено да отговаря за архива. За отразяване на движението на архивираната счетоводна документация длъжностното лице води дневник за лицата и документите, които се ползват, в който записва посочените по-долу набор от данни относно ползването на документите и проверява изправността им при връщане. Дневникът съдържа следните реквизити: № по ред; дата на изискване на документите; име, презиме и фамилия на лицето - ползвател; длъжност; описание на ползваните документи; вид, номер и дата (период, за който се отнасят) на ползваните документи; дата на връщане на документите; състояние (изправност) при връщане; подпис на лицето - ползвател на документите; подпис на длъжностното лице, отговорно за архива.

 

2. Ред за предоставяне на архивирани счетоводни документи на трети лица.

 

Ползването на счетоводни документи от трети лица се извършва въз основа на молба от лицата и с изричното писмено разрешение на ръководителя на дружеството. Всички останали процедури относно предоставянето и връщането на документите са аналогични на тези, посочени в т. 1.

 

Изземването на счетоводни документи от длъжностни лица (полиция, съдебни органи, Държавен финансов контрол, данъчни органи) става с решение на следствени и съдебни органи или прокуратура. Въз основа на такива решения исканите счетоводни документи се предоставят срещу разписка.

 

Автор: Счетоводна кантора МИКРОФИНАНС